All’interno di un processo di digitalizzazione dei processi, è sempre necessario effettuare un insieme di analisi quantificabili da utilizzare per misurare le proprie prestazioni; una volta raccolti i dati di misurazione bisognerà ragionare in termini di indicatori di efficienza, facendo riferimento ai cosiddetti Key Performance Indicators.

Un KPI è un valore misurabile che dimostra l’efficacia e l’efficienza con cui un’azienda, un reparto o un settore sta raggiungendo gli obiettivi prefissati.

I KPI aziendali possono essere di alto livello e concentrarsi sulle prestazioni complessive dell’azienda o strategie d’impresa, o di dettaglio facendo riferimento ad aspetti specifici come la produzione, l’efficienza degli impianti, le risorse umane.

Alcuni esempi di KPI aziendali possono essere:

• CPL, ovvero il costo per l’acquisizione di contatti potenzialmente interessati ai prodotti o servizi offerti;
• CAC, il costo per acquisizione cliente;
• LTV, il guadagno che ogni cliente può generare in un certo periodo di tempo;
• ROI, che identifica in che percentuale il costo dell’investimento è remunerato dall’utile.

Troppo spesso, le organizzazioni adottano dei Key Performance Indicators riconosciuti dal settore con superficialità, senza riflettere a come essi non rispecchino la loro attività senza generare, quindi, nessun cambiamento positivo.
Non bisogna dimenticare che i KPI rappresentano un’importantissima forma di comunicazione e, in quanto tali, devono essere molto concisi, chiari e pertinenti affinché vengano assorbiti e attuati.

Per la formulazione dei KPI, il primo passo da compiere è comprendere quali siano gli obiettivi organizzativi, condividerne il loro raggiungimento e chi potrebbe agire in base a queste informazioni.

Oltre alla loro definizione risulta importante anche il monitoraggio costante e regolare degli indicatori: si tratta di un’azione fondamentale per lo sviluppo e il controllo dei progressi in modo da poter valutare il risultato delle strategie adottate.

Monitorare i KPI aziendali aiuta a mantenere sotto controllo anche gli obiettivi strategici da raggiungere: solo effettuando regolarmente il controllo dei KPI aziendali si può decidere se sia giunto il momento di modificarli o aggiornarli. Servono KPI veritieri, obiettivi raggiungibili e condivisibili.

I Key Performance Indicators possono giocare un ruolo determinante nell’orientare i comportamenti delle persone, le azioni intraprese, ed avere un effetto significativo sulle modalità di reporting e di monitoraggio dell’avanzamento di un progetto.